О проекте
Проект, в котором предприниматели в прямом эфире помогают друг другу решать проблемы
Участвовать
О проекте
Проект, в котором предприниматели в прямом эфире помогают друг другу решать проблемы
Участвовать

Как составить платёжный календарь

Платёжный календарь компании показывает, хватит ли денег, чтобы оплатить расходы. Расскажем, как его составить и вести.

Для чего нужен платёжный календарь

Подробный календарь расходов и приходов поможет понять, когда у компании появится свободный остаток средств, а когда возникнет риск уйти в минус.

Например, у вас небольшой магазин цветов и пока вы доставляете заказы по городу самостоятельно. Это расходы на топливо, обслуживание машины и ваше потраченное время. Если вы будете представлять, сколько денег на это уходит, то сможете принять взвешенное решение: оставить всё как есть, нанять штатного курьера или поручить доставку стороннему курьерскому сервису.

Этапы составления платёжного календаря

Выпишите всё, что знаете о будущих доходах.

Планирование платёжного календаря нужно начать с информации о доходах. Зафиксируйте конкретные даты будущих поступлений по заказам или посчитайте свою среднюю дневную выручку. Так вы сможете ориентироваться в финансах компании и контролировать их. Разберём на примере.

У Анны своё ателье по пошиву одежды. У неё есть постоянные небольшие поступления (мелкий ремонт, который клиенты оплачивают день в день), заказы на пошив изделий (клиенты вносят предоплату при заказе и остаток в день сдачи изделия) и постоянный заказ на рубашки от локального бренда (платят на расчётный счёт два раза в месяц). По выходным Анна сдаёт свой зал в аренду под коворкинг для мастеров.

Вот как будет выглядеть приходная часть платёжного календаря Анны

Текущие поступления. Предсказать точно эти поступления нельзя: Анна не знает, в какой день сколько клиентов придёт. Она посчитала, сколько зарабатывает в среднем в день, и внесла эту сумму. По субботам и воскресеньям ателье Анны не работает.

Заказы. Сейчас у Анны в работе два вечерних платья и костюм. Финальные примерки с клиентами уже назначены, и Анна может рассчитывать на оплату заказов в определённую дату.

Отшив партий. Партии Анна сдаёт дважды в месяц, их оплачивают после приёмки.

Субаренда. Партнёр, который организует коворкинг, оплачивает субаренду по понедельникам за прошедшие выходные.

«Для небольших b2b-компаний может быть удобнее вносить расходы и доходы не по статьям, а по контрагентам. Так будет проще редактировать календарь и понимать, кто из контрагентов и когда заплатил вам, кому и когда должны заплатить вы».

<strong><strong>Кирилл Мозголин</strong></strong>
Кирилл Мозголин
Лидер продуктов аналитики и
управленческого учёта банка Точка

Запланируйте свои расходы

При составлении платёжного календаря важно учитывать все расходы: арендную плату, налоги, выплаты подрядчикам и сотрудникам. Чем подробнее вы распишете расходы, тем меньше будет вероятность внезапно уйти в минус.

Чтобы ничего не упустить, проверьте выписку из банка, найдите все счета от подрядчиков и внимательно изучите договоры.

Рассмотрим возможные расходы на примере ателье Анны.

Арендная плата. Аренду зала Анна оплачивает раз в месяц, в стоимость уже включены коммунальные платежи.

Выплаты сотрудникам. В ателье работают один мастер, швея и закройщица. Закройщице Анна платит по факту и приглашает её только для раскройки партий. Мастеру и швее она платит дважды в месяц, оплата зависит от объёма работы.

Закупка материалов. Партии Анна отшивает из ткани заказчика. Для заказов она закупает материалы сразу после согласования эскиза, а нитки, фурнитуру и прочие мелочи — раз в месяц.

Текущие расходы. Уборку, воду и другие мелочи Анна оплачивает раз в неделю.

Не забудьте указать траты на расходные материалы и мелочи вроде оплаты связи и интернета

Изучите результаты

Главная цель платёжного календаря — избежать кассового разрыва. Если вы видите отрицательный баланс, значит, денег на оплату счетов не хватит. Чтобы это исправить, нужно будет взять дополнительные заказы или договариваться об отсрочке платежа.

В платёжном календаре заранее видно, в какие дни вы рискуете уйти в минус, — есть время это предотвратить

Следите за актуальностью календаря

Чтобы календарь приносил пользу, нужно регулярно заглядывать в него и фиксировать фактический баланс. Обязательно проверяйте, всё ли идёт по плану. Возможно, нужно договориться о переносе даты выплат или напомнить клиенту об оплате ваших услуг.

«В крупных компаниях платёжный календарь могут проверять и обновлять ежедневно. Если компания небольшая и поступления бывают не каждый день, достаточно актуализировать календарь раз в неделю.

Если вы только начали вести календарь, обновляйте его перед тем, как взять на себя финансовое обязательство, а также заранее перед значительными плановыми тратами. Например, 20 мая вы должны выплатить сотрудникам аванс — тогда 4 мая стоит проверить, что всё идёт по плану и через две недели денег будет достаточно».

<strong><strong>Кирилл Мозголин</strong></strong>
Кирилл Мозголин
Лидер продуктов аналитики и
управленческого учёта банка Точка

За актуальность информации отвечает тот, кто ведёт платёжный календарь. Желательно, чтобы этим занимался кто-то один, например владелец компании, управляющий или администратор. Так данные не задублируются и не перепутаются.

«Расходы и доходы я сверяю регулярно — не ежедневно, но как минимум три раза в неделю. Если владельцу не хватает опыта или времени для контроля всех поступлений, можно делегировать этот вопрос сотрудникам, например управляющему салона».

<strong><strong><strong>Сергей Третьяков</strong></strong></strong>
Сергей Третьяков
Основатель массажной мастерской
«Мнёшь-трёшь®»

Готовые шаблоны платёжного календаря

Мы подготовили готовые шаблоны календаря, чтобы вы могли их использовать или просто понять, как организовать платёжный календарь в гугл- или яндекс-таблице. Файлы можно скачать и распечатать, если вы предпочитаете бумажный вариант учёта. В каждом шаблоне есть инструкция, как сформировать платёжный календарь организации.

Поделиться

Подпишитесь
на новости проекта

Подписаться