Как составить платёжный календарь
Платёжный календарь компании показывает, хватит ли денег, чтобы оплатить расходы. Расскажем, как его составить и вести.
Для чего нужен платёжный календарь
Подробный календарь расходов и приходов поможет понять, когда у компании появится свободный остаток средств, а когда возникнет риск уйти в минус.
Например, у вас небольшой магазин цветов и пока вы доставляете заказы по городу самостоятельно. Это расходы на топливо, обслуживание машины и ваше потраченное время. Если вы будете представлять, сколько денег на это уходит, то сможете принять взвешенное решение: оставить всё как есть, нанять штатного курьера или поручить доставку стороннему курьерскому сервису.
Этапы составления платёжного календаря
Выпишите всё, что знаете о будущих доходах.
Планирование платёжного календаря нужно начать с информации о доходах. Зафиксируйте конкретные даты будущих поступлений по заказам или посчитайте свою среднюю дневную выручку. Так вы сможете ориентироваться в финансах компании и контролировать их. Разберём на примере.
У Анны своё ателье по пошиву одежды. У неё есть постоянные небольшие поступления (мелкий ремонт, который клиенты оплачивают день в день), заказы на пошив изделий (клиенты вносят предоплату при заказе и остаток в день сдачи изделия) и постоянный заказ на рубашки от локального бренда (платят на расчётный счёт два раза в месяц). По выходным Анна сдаёт свой зал в аренду под коворкинг для мастеров.
Текущие поступления. Предсказать точно эти поступления нельзя: Анна не знает, в какой день сколько клиентов придёт. Она посчитала, сколько зарабатывает в среднем в день, и внесла эту сумму. По субботам и воскресеньям ателье Анны не работает.
Заказы. Сейчас у Анны в работе два вечерних платья и костюм. Финальные примерки с клиентами уже назначены, и Анна может рассчитывать на оплату заказов в определённую дату.
Отшив партий. Партии Анна сдаёт дважды в месяц, их оплачивают после приёмки.
Субаренда. Партнёр, который организует коворкинг, оплачивает субаренду по понедельникам за прошедшие выходные.
«Для небольших b2b-компаний может быть удобнее вносить расходы и доходы не по статьям, а по контрагентам. Так будет проще редактировать календарь и понимать, кто из контрагентов и когда заплатил вам, кому и когда должны заплатить вы».
управленческого учёта банка Точка
Запланируйте свои расходы
При составлении платёжного календаря важно учитывать все расходы: арендную плату, налоги, выплаты подрядчикам и сотрудникам. Чем подробнее вы распишете расходы, тем меньше будет вероятность внезапно уйти в минус.
Чтобы ничего не упустить, проверьте выписку из банка, найдите все счета от подрядчиков и внимательно изучите договоры.
Рассмотрим возможные расходы на примере ателье Анны.
Арендная плата. Аренду зала Анна оплачивает раз в месяц, в стоимость уже включены коммунальные платежи.
Выплаты сотрудникам. В ателье работают один мастер, швея и закройщица. Закройщице Анна платит по факту и приглашает её только для раскройки партий. Мастеру и швее она платит дважды в месяц, оплата зависит от объёма работы.
Закупка материалов. Партии Анна отшивает из ткани заказчика. Для заказов она закупает материалы сразу после согласования эскиза, а нитки, фурнитуру и прочие мелочи — раз в месяц.
Текущие расходы. Уборку, воду и другие мелочи Анна оплачивает раз в неделю.
Изучите результаты
Главная цель платёжного календаря — избежать кассового разрыва. Если вы видите отрицательный баланс, значит, денег на оплату счетов не хватит. Чтобы это исправить, нужно будет взять дополнительные заказы или договариваться об отсрочке платежа.
Следите за актуальностью календаря
Чтобы календарь приносил пользу, нужно регулярно заглядывать в него и фиксировать фактический баланс. Обязательно проверяйте, всё ли идёт по плану. Возможно, нужно договориться о переносе даты выплат или напомнить клиенту об оплате ваших услуг.
«В крупных компаниях платёжный календарь могут проверять и обновлять ежедневно. Если компания небольшая и поступления бывают не каждый день, достаточно актуализировать календарь раз в неделю.
Если вы только начали вести календарь, обновляйте его перед тем, как взять на себя финансовое обязательство, а также заранее перед значительными плановыми тратами. Например, 20 мая вы должны выплатить сотрудникам аванс — тогда 4 мая стоит проверить, что всё идёт по плану и через две недели денег будет достаточно».
управленческого учёта банка Точка
За актуальность информации отвечает тот, кто ведёт платёжный календарь. Желательно, чтобы этим занимался кто-то один, например владелец компании, управляющий или администратор. Так данные не задублируются и не перепутаются.
«Расходы и доходы я сверяю регулярно — не ежедневно, но как минимум три раза в неделю. Если владельцу не хватает опыта или времени для контроля всех поступлений, можно делегировать этот вопрос сотрудникам, например управляющему салона».
«Мнёшь-трёшь®»
Готовые шаблоны платёжного календаря
Мы подготовили готовые шаблоны календаря, чтобы вы могли их использовать или просто понять, как организовать платёжный календарь в гугл- или яндекс-таблице. Файлы можно скачать и распечатать, если вы предпочитаете бумажный вариант учёта. В каждом шаблоне есть инструкция, как сформировать платёжный календарь организации.
- Простой шаблон для малого бизнеса
Подходит компаниям, у которых небольшое количество платежей. На вкладке «Пример» мы уже отметили, как вести платёжный календарь. - Продвинутый шаблон для бизнеса
Этот календарь подойдёт тем, у кого много выплат, которые нужно контролировать.
